30 Tips Para Triunfar en Home Office

Nuestra oficina en casa puede ser muchas cosas: un lugar para trabajar sin interrupciones; una forma de reducir nuestros gastos, o tal vez nuestra oficina en casa es la fuente de nuestro sustento. Con tantos usos y definiciones de las oficinas en el hogar, es imposible saber cuántos hay en el mundo, pero existen algunas verdades universales sobre el trabajo desde casa.

Una de estas es que muchas veces no manejamos adecuadamente nuestro tiempo cuando estamos trabajando desde casa. Ya sea que trabajamos desde que nos levantamos hasta la hora de la cena o por el contrario que por más que intentemos simplemente no avanzamos en todo lo que tenemos que hacer.

En el 2021 es más que evidente que muchos trabajos cambiaran para siempre y si bien algunos regresarán a sus oficinas en horario de 9 a 5, la mayoría de nosotros nos quedaremos en Home Office. Por lo que es importante crear las mejores estrategias que nos dejen tener tiempo libre pero al mismo tiempo que fomenten nuestra eficacia.

1. Reclama un espacio como tuyo

Si aún no lo has hecho, ese es tu primer paso para triunfar en Home Office. Necesitas tener un lugar en tu casa que sea solo tuyo y que esté listo para trabajar en el momento que lo ocupes. Te recomiendo que este espacio no sea la sala o la cocina, porque son lugares concurridos y que toda la familia merece usar. Si no tienes un cuarto o espacio especial para designarlo para tu oficina siempre puedes hacer lugar para un escritorio pequeño en tu cuarto– eso sí, asegúrate de tender la cama, abrir las ventanas y sobre todo de no quedarte en pijama– o bien debajo de un hueco de la escalera. El chiste es que la familia sepa que ese es tu lugar y que ahí no deben de molestarte ni jugar.

2. Guarda las distracciones

Una vez que hayas establecido tu oficina, elimina todo lo que pueda distraerte o ser negativo en el espacio. Por ejemplo, si tienes tu caminadora junto a tu oficina podría distraerte porque estarías pensando que debes hacer ejercicio y en cómo deberías hacerlo más en lugar de trabajar. Lo mismo puede decirse de las televisiones u otros artículos que para ti sean un distractor.

3. Personaliza tu espacio

Esta va a ser tu oficina y por lo tanto debes de sentirte cómodo aquí. Una oficina necesita ser algo más que solo una silla y un escritorio. Por ejemplo, si pasas mucho tiempo leyendo documentos largos podrías considerar comprar un sillón y una lámpara. También puede ser necesaria una mesa grande si a menudo utilizas muchos papeles o requieres de utilizar de muchos materiales. Una vez que diseñes tu espacio a tu gusto, podrás moverte de forma rápida a través del espacio y ponerlo todo en uso.

4. Establece tus horas de trabajo

Para que maximicemos realmente nuestras horas de trabajo, debemos establecer un horario de trabajo. Por ejemplo, puedes trabajar en un horario "típico" de 9 a 5, o tal vez prefieras acortar tus horas, ya que está siendo muy eficiente y trabajar solo de 9 a 3 todos los días; incluso que tal que te has dado cuenta de que trabajas mejor de noche y prefieres pasar las mañanas trabajando en tu casa o ayudando a tus hijos. A menos que tenga una empresa matriz que dicte tu disponibilidad, puedes establecer el tipo de horas que desees.

5. Mantén tus horas

Establecer las horas de trabajo no es suficiente, es necesario que los mantengamos. Me refiero a que si vamos a trabajar de 8 a 3, estemos ya sentados en nuestro escritorio a las 8 y no hagamos otra cosa que no esté relacionado con nuestro trabajo hasta las 3 de la tarde. Lo bueno del Home Office es que siempre tenemos la posibilidad de adaptar nuestros horarios conforme más nos convengan, pero para triunfar debemos de convertir en un hábito nuestras horas de trabajo y evitar procrastinar.

6. Computadoras del trabajo y del hogar por separado

Probablemente la situación actual esté un poco complicada, pero si te es posible compra una computadora para que pueda ser usada por la familia y tú ten la tuya propia. De esta manera te será aún más sencillo mantener tu área de trabajo separada del área de tus hijos y las áreas comunes. Así podrás trabajar y concentrarte sin interrupciones.

7. Prueba diferentes marcos de tiempo

Si tu objetivo es maximizar tu eficiencia y no estás obligado a cumplir un horario de trabajo en particular, una buena sugerencia es que uses distintos marcos de tiempo para ver cuándo eres más productivo. Por ejemplo, puede ser que en las madrugadas seas más productivo por lo que empiezas a trabajar a las 4 o 5 de la mañana y terminar al medio día. Alternativamente, puedes preferir un horario nocturno cuando ya no hay distracciones.

8. Revisa el correo electrónico tres veces

Desde mi punto de vista el correo electrónico es una de las mayores pérdidas de tiempo en los negocios. Yo sugiero que para minimizar esta distracción, simplemente cierres tu programa de correo electrónico y solo lo revises tres veces al día: aproximadamente una hora después de haber comenzado a trabajar, justo después del almuerzo, y antes de cerrar tu Home Office por el día.

9. Instala un software de bloqueo

Si eres una persona que se distrae fácilmente, este consejo es para ti. Existen diversos programas que te ayudan a mantenerte enfocado en tu trabajo durante periodos específicos de tiempo, ya que bloquean los sitios en los que pierdes. Esta será una gran herramienta que te ayudará a triunfar en Home Office.

10. Utiliza temporizadores en línea

Otra gran función en línea es el temporizador digital que está disponible para las computadoras. Simplemente configura un temporizador como CookTimer o FocusBooster, y luego puedes comenzar a trabajar sin tener que vigilar el reloj. Establece una hora para trabajar en un proyecto en particular y estos temporizadores te dan la opción de dividir el tiempo para pequeñas sub-tareas. Así dejarás de distraerte para ver el reloj y trabajarás de manera más fluida.

11. Planifica a largo plazo

En lugar de que te organices para el día y trabajes solo en tú liste de cosas durante unas horas, planifica a largo plazo para que tengas una visión más amplia de como tus proyectos deben subdividirse y cuándo tú obligaciones familiares pueden interferir en tu horario laboral. Anticipar significa que tendrás más tiempo para planificar las distracciones.

12. Usa calendarios en línea

Crea un calendario especial en Outlook o Google para que puedas tener una bitácora de todo tu trabajo en Home Office. Utilizar cualquiera de estos dos te dará la oportunidad de sincronizarlos en tu celular o tableta y así no perderás de vista cuando son tus reuniones, llamadas, proyectos, etc. Recuerda que cuanto más registre en tu calendario, más preparado estarás cada día.

13. Trabaja pequeño, grande, pequeño

Este es uno de mis Tips favoritos. Cuando estés trabajando establece un patrón particular que sea diferente de tu rutina típica. Por ejemplo, comenzar con un proyecto pequeño, que no sea revisar el correo electrónico, y luego, una vez que hayas terminado esa tarea pequeña, pasa a la tarea más importante del día. Una vez que hayas terminado el día, tómate un descanso y continua con algunas tareas pequeñas para terminar el día.

14. Deje el trabajo listo para mañana

Cuando termines de trabajar, asegúrate de no salir de tu Home Office sin estar preparado para la próxima vez que te vayas a poner a trabajar. Esto puede ser tan evidente como saber dónde está el documento que necesitarás a primera hora de la mañana, o tan sutil como hacer una lista rápida de tareas en Stickies o el Bloc de notas y dejar eso en la pantalla. Un pequeño cuaderno de papel puede servir para el mismo propósito. Tener el trabajo listo cuando te sientas significa que puedes comenzar más rápido y tener menos distracciones.

15. Utilice listas de tareas pendientes

Este punto va ligado al anterior. Una lista de tareas pendientes nos pueda ahorrar mucho tiempo. Por ejemplo, mientras trabajas el lunes, anota las diversas cosas que debes hacer el martes cuando se te vayan ocurran. A menudo, cuando nuestra mente está activa tiende a recordar cosas, mientras que cuando está "frío" necesitamos tomarnos un tiempo y pensar en qué tenemos que hacer, lo que toma más tiempo. Usar una lista de tareas del día anterior, o incluso de la hora anterior, significa saltar a las tareas y saltarse el tiempo que nuestra mente necesita para recordar cosas.

16. Desconecta el teléfono de tu casa

Si todavía tienes uno, desconecta el teléfono de tu casa durante el día. Si te es imposible porque te podrían llamar a casa por algo importante, te recomiendo que bajes el volumen y dejes a la vista el identificador de llamadas. Esto también aplica para tu celular; cuando recibas una llamada, verifica el identificador de llamadas para saber si es importante o no. Si no es crucial, deja ir la llamada al buzón de voz, más tarde podrás ponerte en contacto.

17. Descansa

Generalmente, somos más productivos durante aproximadamente una hora a la vez. Por lo que dividir nuestro trabajo en periodos de una hora es muy beneficioso. Podemos utilizar el Tip del temporizador para poner una hora y que nos avise cuando esta haya transcurrido. Una vez que llegues a la marca de la hora, salta, prepárate una bebida, haz algunos estiramientos y haz que la sangre vuelva a moverse. Tómate unos minutos para moverte y luego siéntate y vuelve a trabajar. Es importante recordar que los descansos prolongados tienden a provocar una pérdida de concentración impactando nuestra productividad.

18. Limita las horas de trabajo

Si estás acostumbrado a trabajar ocho horas al día, puede encontrar que trabajar en casa, sin las distracciones de la oficina, requieres mucho menos tiempo. Te invito a que acortes tu día primero a siete horas y luego a seis. Podrás darte cuenta de que puede hacer la misma cantidad de trabajo en cuatro horas una vez que se te dedicas y te concentras.

19. Recompensate

Sin duda alguna las recompensas son muy motivadoras y estas no siempre tienen que ser materiales. Crea un sistema en el que puedas tener un descanso más largo durante el día para que puedas disfrutar de cosas que te gustan hacer. Por ejemplo, puedes tomarte uno quince minutos después del almuerzo para navegar por la red y leer las noticias, o tomar quince minutos después de haber hecho cuatro horas de trabajo durante la mañana para cuidar tus plantas. Saber que se viene un descanso divertido te mantendrá más motivado.

20. Mantén una lista de tareas pendientes del hogar

Probablemente ya tengas una lista de tareas pendientes mental, si no la tienes deberías de empezar, pero es importante que tengas una lista que tengas a la mano como una nota un pequeño cuaderno o tu celular. El objetivo de esta lista de cosas por hacer es que cuando se te vengan a la cabeza las anotes y así puedas concentrarte en lo que estás haciendo. Por ejemplo, si estás escribiendo un reporte y se te viene a la cabeza que tu hijo quiere cupcakes, simplemente anota "hacer cupcakes" y así ya no pensarás más en eso y podrás concentrarte en tu trabajo.

21. Crea una lista de reproducción para el trabajo

Desde mi punto de vista la música puede hacer mucho para motivarnos mientras trabajamos. Si tienes canciones que te animan y te motivan, crea tu propia lista de reproducción. El truco aquí es hacer una lista de reproducción que sea optimista y estimulante, pero que no distraiga. Si no tienes tu propia música para usar, intente crear diferentes canales en YouTube para encontrar la combinación perfecta de rock clásico, jazz suave o melodías instrumentales.

22. Establece una rutina

Dentro de todos los días, todas las semanas y todos los meses, debes tener una rutina. Cuando tenemos una rutina establecida, sabemos instintivamente lo que viene a continuación y facilita pasar de una tarea a otra. Por ejemplo, puedes realizar tareas de contabilidad el primer lunes de cada mes, o puedes actualizar tu blog todos los martes y jueves por la mañana antes de consultar el correo electrónico.

23. Publica tus horas de trabajo

Si trabajas con otras personas de manera rutinaria, puedes reducir que te busquen fuera de las horas de trabajo publicando tus horas de trabajo en línea. Si usa Skype u otro servicio de mensajería instantánea, por ejemplo, puede configurar un mensaje saliente que indique tus horas de trabajo para que otros lo vean. También puedes configurar una respuesta automática en tus correos electrónicos para que los clientes sepan que responderás en veinticuatro horas o durante tu horario de trabajo programado.

24. Contrata a un asistente virtual

Cuando te encuentres atascado en tareas que simplemente no requieren tanto tiempo o esfuerzo, considera contratar a un asistente virtual. Un asistente virtual es el equivalente moderno a la secretaria de los “viejos tiempos”, pero mucho mejor porque está en línea contigo. Asígnale algunas cosas a tu asistente virtual a medida que ganas confianza en ella, y de esta manera reducirás drásticamente el trabajo "talachero".

25. Trabaja en horas no convencionales

Si encuentra que las horas convencionales durante el día están demasiado llenas de familia, timbres, llamadas telefónicas y otros líos que son parte de lo que llamamos vida, considera trabajar en horas no convencionales. Esto es aún más fácil si normalmente trabaja menos de cuarenta horas a la semana; simplemente cambia sus horas a la madrugada o al anochecer para evitar molestias adicionales.

26. Considera el cuidado de tus hijos

Si tienes hijos, aunque tengas la mejor oficina no te va a aislar de la mayoría de las distracciones. Te recomiendo que mientras tus hijos están tomando sus clases o incluso dormidos tú trabajes para que no tengas tantas distracciones.

27. Organiza tus contactos

Si aún no lo has hecho, es momento que saques tu Smart Phone y agregues cada contacto que tengas en tarjetas de presentación o en el directorio de tu oficina. Con todos tus números cuidadosamente almacenados con nombres, compañías y notas en tus contactos, podrás realizar llamadas sin esfuerzo en cualquier momento.

28. Organiza los archivos de tu computadora

Pasar horas buscando documentos no es un buen uso de tiempo o esfuerzo. Te recomiendo que te tomes una tarde en tu calendario y simplemente limpies tu escritorio y clasifiques tus archivos. Una vez que tengas todo limpio y organizado, haz una copia de seguridad de todos ellos en un disco duro o considera invertir en un servicio de almacenamiento en la nube con contraseña para que estén seguros y disponibles en cualquier momento.

29. Mantenga limpio el papeleo

No importa que tan digital tu negocio sea, siempre habrá el molesto papeleo físico que manejar. Ten un cajón especial para el papeleo y archivos. Archiva los papeles inmediatamente para mantenerlos organizados o coloca los documento importantes en una bandeja de prioridades para que puedas incluirlos en tu día de trabajo. Seamos sinceros, revisar los papales se una gran distracción, así que es mejor que manejemos el papeleo solo una o dos veces durante la jornada laboral.

30. Incluye esfuerzos de limpieza semanales

Finalmente, una vez que tengas todo un sistema de horarios y hayas limitado tus distracciones al mínimo, es importante que mantengas los esfuerzos de tu organización dejando tiempo en tu horario para organizar tu oficina y tus archivos. Por ejemplo, todos los viernes, antes de apagar la computadora por el fin de semana, considera tomarte quince minutos para organizar tus archivos más nuevos en la computadora, sacar la basura y aspirar para que todo esté fresco y listo cuando llegues de vuelta el lunes.

En conclusión, lo que te puedo decir es que a menudo, lo que funciona para una oficina en casa es inútil en otra. Por lo que la mejor manera de encontrar lo que es más eficiente y funciona mejor en el espacio de tu oficina en casa es simplemente probar diferentes patrones y rutinas hasta que encuentres lo que te haga sentir que está trabajando de la mejor manera. Lo que si todos debemos hacer es salir de la oficina en casa al final de cada día sintiéndose realizados y listos para relajarnos y disfrutar de su tiempo libre, de otra manera será imposible triunfar en el Home Office.